Office365 Integratie in je organisatie

Microsoft zet groot in op de acceptatie van Office365 binnen het bedrijfsleven en als ware techneuten hebben we ons lange tijd gefocust op hoe we dat technisch voor elkaar zouden krijgen. Hoe krijgen we de lokale omgeving geïntegreerd in de cloud oplossing van Microsoft en hoe gaan we de migratie naar de cloud vorm geven. Alhoewel hier op technisch vlak meer dan genoeg uitdagingen liggen waar veel van mijn collega’s ook mooie verhalen en ervaringen over kunnen delen ligt de grootste uitdaging misschien nog wel na de technische “implementatie” van Microsofst’s paradepaardje.

Een van de grote verschillen met hoe we gewent zijn om te werken is dat Microsoft probeert er op aan te sturen dat er zo min mogelijk data lokaal komt te staan. Idealiter open je vanuit de verschillende Office applicaties je files direct vanuit de Sharepoint (of de OneDrive of Groups lagen daar bovenop) je applicaties, ze gaan er dus min of meer vanuit dat je altijd online bent. Voor de gevallen dat je niet met het internet verbonden bent kan je de mappen en bestanden nog steeds lokaal synchroniseren, maar de kwaliteit van de OneDrive client die daarvoor gebruikt moet worden doet vermoeden dat ze dat liever niet zouden zien.

Data protection keyboardDit brengt meteen een grote uitdaging met zich mee ten opzichte van de meer traditionele IT. We hebben er jaren lang alles aan gedaan om al onze data binnen te houden, door te werken met centrale werkplekken in Citrix omgevingen en daarbuiten in zakelijke “containers”. Veel bedrijven zijn doodsbang voor het lekken van hun data en uitgerekend Microsoft zegt nu “Zet die data allemaal in de cloud, en dan maken wij het voor iedereen in je organisatie op elk van hun devices direct beschikbaar”. Dat is wel even schrikken als je beleid juist is dat je data niet naar buiten mag.

Toch biedt Microsoft meer dan genoeg tooling en middelen om veilig met je data om te kunnen gaan, we zullen hier alleen mee om moeten leren gaan. Daarbij zal voor de engineer die normaal alleen met de techniek om gaat ook een rol zijn weggelegd. De klant zal namelijk het vertrouwen moeten krijgen in deze nieuwe manier van werken, en dat vertrouwen zullen wij moeten onderbouwen. Om die rol te kunnen vervullen zal men de theoretische kennis die we hebben over dit onderwerp (DRM, Dataclassificatie enzovoorts).

En het is niet alleen de manier hoe we om gaan met onze data die zal veranderen, maar ook de snelheid waarmee nieuwe mogelijkheden aangeboden worden in onze werkwijzen zal gaan veranderen. Waar we voorheen in sommige gevallen bijna 10 jaar met eenzelfde software pakket konden blijven werken gaan we zien dat er aan de lopende band nieuwe aanpassingen aangebracht gaan worden aan de pakketten die we gebruiken. Van de ene op de andere dag kunnen er geheel nieuwe tools beschikbaar komen in de Office365 portal, wat moet je daar nou mee als organisatie? Enerzijds leuk al die nieuwe tools, maar hoe voorkom je dat je gebruikers de weg kwijt raken in dit doolhof?

Office365 Portal
Het aanbod aan apps is al groot, en zal zeker niet kleiner worden

En dan is dit nog maar het topje van de ijsberg, de nieuwe generatie medewerkers komt er aan en zij zijn wel gewend om snel te kunnen wisselen van applicaties en werkwijzes, dus we zullen er linksom of rechtsom onze draai in moeten gaan vinden.

Meer dan genoeg om over te schrijven dus, dit is de eerste post in een reeks waarbij ik op een aantal veranderingen in zal gaan die we in mijn optiek gaan meemaken in de manier hoe we werken en hoe we met onze data omgaan. Suggesties voor onderwerpen zijn uiteraard welkom :).

One comment

  1. goed verhaal! nu al zin in de volgende posts.

    gisteren een demo mogen geven op de 84″ surface hub. ook even de O365 cloud aangetipt. de doolhof opmerking herken ik vanuit het publiek. persoonlijk herken ik ook de opmerking over de onedrive client.

Leave a Reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.