Flowchart

O365 Acceptatie: Train je gebruikers!

Toen Microsoft Office een volledig nieuwe interface kreeg raakte veel gebruikers flink in de war, en zelfs nu nog zijn er hele groepen gebruikers die weigeren naar nieuwe versies over te stappen. De een is bang voor verandering en de ander zit vast in zijn gebruiken in het oude systeem. Microsoft dendert ondertussen voort en blijft in een steeds hoger tempo aan alle elementen van zijn software sleutelen.

Bij een overstap naar een nieuwe Office versie wordt er maar zelden aandacht besteed aan het trainen van de gebruikers en bij een overstap naar Office 365 lijken we dezelfde fout te gaan maken. Voor de niet technisch onderlegde verantwoordelijke klinkt het als een nieuwe Office versie, voor de eindgebruiker is het allemaal hocus pocus en de techneuten vinden het vooral allemaal heel vanzelfsprekend en ligt de focus vooral op de technische uitdagingen.

De overstap naar Office365 is echter helemaal niet zo iets als even een nieuwe Office versie, het vraagt een nieuwe manier van werken en omgaan met je data om er optimaal gebruik van te maken. Daarnaast is het delen van je data zo kinderlijk eenvoudig dat je als bedrijf wel echt even moet nadenken over hoe je met je data om wil gaan en welke risico’s daar bij komen kijken.

Microsoft zelf hamert op een aanpak waarbij je in je organisatie een aantal “Hero’s” aanwijst die de nieuwe manier van werken moeten gaan uitdragen om de rest van je organisatie mee te krijgen in de nieuwe mogelijkheden die zij krijgen. In een moderne relatief kleine organisatie kan je zo een heel eind komen en ook in een organisatie waar het hele personeel een (it) technische achtergrond heeft ga je al flinke stappen kunnen zetten.

De meeste organisaties bestaan echter uit een flinke administratieve afdeling die hulp nodig gaan hebben bij het optimaal gebruiken van de nieuwe toolset die je ze gaat aanbieden. Je kan ze laten aanmodderen, maar dat gaat ten koste van de productiviteit en brengt mogelijk ook risico’s met zich mee. Daarnaast mis je op die wijze een hoop kansen die het werk voor je gebruikers flink eenvoudiger zouden kunnen maken.

De truck is dan dus om je medewerkers op te leiden, dat gaat in dit geval alleen niet door simpel even een trainer in te huren die in een middagje komt vertellen hoe Office365 werkt en wat er allemaal wel niet mee kan. Je zal zelf eerst op regie niveau moeten bepalen welke functionaliteiten er eventueel handig zijn voor jou organisatie. Dat betekent dus ook dat je goed zal moeten kijken naar welke processen er mogelijk geraakt worden door de nieuwe mogelijke werkwijzen en hoe deze eventueel verbeterd kunnen worden door het goed gebruik van de toolset die je voor handen hebt.

Zodra je al dan niet in een team de beste werkwijze bepaald hebt, en een keuze gemaakt hebt uit de elementen die je wil gaan gebruiken is het tijd om een trainer en je hero’s bij elkaar te halen. Gezamenlijk kan je dan gaan kijken hoe je de gebruikers kan betrekken bij deze nieuwe werkwijze en een zoveel mogelijk praktijk gerichte training in elkaar te zetten.

Door de training als kick-off in te zetten kan je de gebruikers in leuke stijl bekend maken met de nieuwe werkwijze en mogelijkheden. De hero’s moeten vervolgens benaderbaar zijn in de dagelijkse werkzaamheden zodat de gebruikers hun vragen altijd kwijt kunnen en zo min mogelijk hinder ondervinden van de nieuwe werkwijze.

Deze hero’s zijn ook je voelsprieten in de organisatie, zij zullen eventuele onvrede direct opmerken en daarop kunnen acteren. Let er op dat je in deze fase problemen niet te lang door laat lopen, dat gaat snel ten koste van het draagvlak voor de nieuwe werkwijze. Je wil namelijk koste wat kost voorkomen dat de oude en nieuwe systemen en gebruiken door elkaar heen gaan lopen.

Klinkt dit als veel werk? Dat kan kloppen de impact van de overstap naar Office365 voor je gebruikers wordt nogal eens onderschat, en natuurlijk blijft alles ook wel soort van werken op het moment dat je er verder geen aandacht aan besteed. Je zal alleen bij lange na niet gebruik maken van de potentie waar je wel voor betaald en je loopt aanzienlijke onnodige risico’s..

Wellicht ten overvloede, maar de stappen in het kort:

  • Bepaal de (gebruikers)processen die geraakt worden door een overstap naar Office365
  • Onderzoek welke bestaande processen verstoord raken door een overstap naar O365
  • Bekijk welke optimalisaties je aan de processen kan doorvoeren door goed gebruik te maken van de beschikbare nieuwe functionaliteiten
  • Leid een trainer op om de nieuwe werkwijze uit te dragen in de organisatie
  • Ga op zoek naar de hero’s in je organisatie die de nieuwe werkwijze kunnen uitdragen en ondersteunen binnen de organisatie.
  • Verzamel feedback over de nieuwe werkwijze en acteer hier zo snel mogelijk op

In de echte wereld is het natuurlijk wat complexer dan hierboven omschreven gezien je over het algemeen maar beperkte middelen tot je beschikking hebt en er meerdere belangen spelen. Maar denk in ieder geval ook eens aan de echte werkzaamheden van een gebruiker voor je de overstap maakt. En nee, de werkzaamheden zijn niet zo eenvoudig als het openen van een mailtje, of alleen het opslaan van een document.. Vraag ook eens door wat ze vervolgens met een mailtje doen, of welke stappen ze nu werkelijk doorlopen om een standaard document aan te maken en eventueel te versturen.

Er is in ieder geval nog een hoop te optimaliseren als we kijken naar hoe weinig van de beschikbare functionaliteiten gebruikt worden. En een eenvoudige optimalisatie van je processen is altijd welkom toch? Zeker als je alle tools die je daarvoor nodig hebt al in je abonnement hebt zitten en er dus geen aanvullende kosten bij komen kijken!

One comment

Leave a Reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.