Mattermost (Slack alternatief)

Samenwerking en onderlinge communicatie binnen een organisatie kunnen een flinke uitdaging zijn, zeker als jij en je collega’s elkaar niet regelmatig zien kan dat ten koste gaan van de samenwerking en kennisdeling.

Nou zijn er meerdere mogelijkheden om deze afstand tussen mensen te verkleinen, zo heb je Skype for Business voor het chat, bel en video element, je kan Sharepoint inzetten als een collaboration platform en natuurlijk hebben we ook nog e-mail, sms, Whatsapp en al dat soort oplossingen. Maar als je iets zoekt dat op alle platformen out of the box werkt, laagdrempelig is en ook nog eens brede ondersteuning bied voor allerlei koppelingen kom je toch snel uit op een oplossing als bijvoorbeeld Slack.

Het grote nadeel van Slack is echter dat het een relatief prijzige oplossing is, zeker wanneer je met grotere groepen gebruikers te maken hebt. Daarnaast is het een cloud dienst en je kan je afvragen of je je interne bedrijfscommunicatie volledig via een cloudoplossing wil laten lopen.

Wat is Mattermost?

Mattermost is een webbased platform waarop gebruikers in “chat” style met elkaar kunnen praten, maar ook direct documenten kunnen delen. Daarnaast heeft het ondersteuning voor het aanmaken van zowel public als private kanalen waar je met groepen samen over bepaalde onderwerpen of projecten kan praten.

Het sterkste punt van dit soort tools is de mate waarin je het kan integreren met andere systemen, Mattermost kent een krachtig webhook systeem dat over het algemeen compatible is met het Slack systeem. Hierdoor zijn er ook direct al een groot aantal koppelingen beschikbaar met allerlei ontwikkel systemen. Je kan hier zo ver gaan dat je complete bots inricht die taken voor de gebruikers kunnen uitvoeren, of het simpel laten zien van updates via een RSS feed.

mattermost screen

Net zoals de alternatieven werkt Mattermost eigenlijk op alle soorten clients, het maakt dus niet uit of een gebruiker nou Windows, Linux of eventueel een Mac gebruikt om het systeem te gebruiken, het ziet er zo goed als altijd hetzelfde uit.

Waarom Mattermost?

Als we puur naar de functionaliteit kijken zou er niet direct een aanleiding zijn om Mattermost boven Slack te verkiezen. Sterker nog, Slack is eigenlijk beter ondersteund en is voor mensen die gelijktijdig op meerdere platformen of voor meerdere klanten in dergelijke omgevingen moeten werken een beter alternatief. Daarnaast is het een net even bekender platform waardoor er meer mensen bekend mee zijn.

Echter, de kosten van Slack kunnen flink oplopen als je met grotere groepen gebruikers werkt. Mattermost heeft daarentegen een versie die je zelf kan hosten die qua functionaliteit voor verreweg de grootste groepen gebruikers prima voldoet. Het voordeel wat je daarmee hebt is dat je zelf volledig controle krijgt over waar je het platform draait en wie er eventueel bij de data kan. Het zelf hosten van de omgeving kost natuurlijk ook geld, maar zelfs een VPS van een euro of 10 per maand kan al voldoende zijn voor het draaien van een omgeving voor 500+ gebruikers. (1 core, 1GB RAM).

Een ander voordeel van het zelf hosten van het platform is dat je de server ook direct kan gebruiken voor eventuele andere services die je nodig hebt om bijvoorbeeld je RSS feeds te posten in de diverse channels. Nou zijn hier genoeg andere aanbieders voor, maar je kan er eenvoudig voor kiezen om ook dit deel van het systeem volledig in eigen beheer te houden.

Tot slot is er nog het “voordeel” dat het open source software betreft. Je kan betwisten of dit uiteindelijk nou echt een voordeel is, maar voor nu betekend het in ieder geval wel dat er een grote groep mensen meewerkt aan het verder ontwikkelen en het beveiligen van het product.

Concrete toepassingen

We hebben met Duh-Events inmiddels een half jaar ervaring opgedaan met Mattermost, in eerste instantie alleen voor communicatie tussen onze vrijwilligers, maar sinds kort ook voor de communicatie rondom onze competities met de deelnemers van de evenementen. We hadden verwacht dat het toelaten van de bezoekers tot een enorme wildgroei in vervuiling en channels op zou leveren maar dat is ons uiteindelijk alles meegevallen.

Het platform leent zich het beste voor de korte vragen die je eventueel even aan elkaar of aan een groep wil stellen en de eventuele discussie die daar op volgt. Vooral omdat alle berichten ook historisch doorzoekbaar zijn is het platform ook prima geschikt als archief voor dit soort discussies.

Gezien het zowel op telefoons als ieder denkbaar ander platform met een browser werkt kunnen de meeste gebruikers eenvoudig aanhaken. Het goed instellen van je highlites is wel een must als je niet de hele tijd zelf wil monitoren of er voor jou belangrijke info voorbij komt. Deze mentions kan je ook weer koppelen aan bijvoorbeeld een mailtrigger (of webhook) om er voor te zorgen dat je een berichtje krijgt op het moment dat iemand iets tegen je zegt of over een onderwerp begint wat jouw interesse heeft.

Aandachtspunten

Er zijn wel nog een aantal aandachtspunten om rekening mee te houden als je gebruik wil gaan maken van Mattermost. Het meest beperkende is dat je op dit moment eigenlijk maar twee rechtenniveau’s hebt, administrator en user. Je kan bijvoorbeeld het aanmaken van webhooks verder niet autoriseren, de administrators kunnen dit, maar verder niemand. Dat heeft dus als gevolg dat je iemand volledige admin rechten moet geven op het moment dat hij/zij webhooks aan moet kunnen maken of beheren. Alternatief is dat je alle gebruikers webhooks aan laat maken, maar dat kan ook weer ongewenste gevolgen hebben.

Het beheren van de gebruikers is sowieso redelijk omslachtig, je kan gebruikers die eenmaal een account hebben inactief maken, maar bijvoorbeeld niet selectief weren van (publieke) groepen. Binnen een zakelijke omgeving is dit misschien niet heel belangrijk, maar voor het geval waarbij we onze bezoekers ook op het systeem laten zou het handig zijn om een lastige gebruiker al dan niet tijdelijk uit een channel te kunnen weren. Overigens kan je iemand wel uit een channel gooien, maar tenzij het een private channel betreft kan hij/zij direct weer toegang krijgen tot het channel.

Conclusie

Als je op zoek bent naar een tool waarmee een groep gebruikers gemakkelijk chat-based met elkaar kunnen communiceren is dit zeker het overwegen waard. Het gemak waarmee het systeem werkt (en te beheren is) en de eenvoud bij het uitwisselen van bestanden binnen de groep gebruikers maken het een erg toegankelijk systeem.

Gezien de gebruikers zelf eenvoudig groepen aan kunnen maken heb je weinig onderhoud aan de omgeving, het updaten van de software is tot op heden altijd relatief eenvoudig in een paar minuten te doen dus ook op dat vlak valt het onderhoud mee.

De performance van het systeem is ook prima. De native Android en iOS apps hebben wel een probleem dat het laden van de app lang duurt, maar ik neem aan dat dat probleem op termijn vanzelf een keer verholpen wordt.

Links

  • Mattermost (Site van de makers)
  • Franz (Client voor onder andere Mattermost)

One comment

Leave a Reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.